Met drie locaties die samen bijna 30 ha aan kassen omvatten en waar zo’n 500 mensen werken, is het een hele klus om ieders activiteiten bij te houden. In 2014 installeerde de Mexicaanse tomatenproducent United Farms een nieuwe versie van de Ridder Productive-software voor arbeid- en productieregistratie. Hierdoor kan personeel efficiënter worden ingezet en krijgt iedereen correct betaald voor verrichte werkzaamheden.
Finka, Solar Garden & Incubados
Saul Villalobos is hoofdteler en houdt toezicht op Finka, Solar Garden en Incubados, de drie kassen van United Farms in het Queretaro AgroPark. Voorheen was hij werkzaam voor Village Farms in de VS, waar hij voor het eerst ervaring opdeed met Productive.
Toen ik bij United Farms ging werken, vroeg ik of ze de software wilden aanschaffen, omdat het de enige manier is om precies te kunnen zien waar iedereen mee bezig is. Het is echt een uitstekende tool.
Ik ben altijd aanwezig in de kassen, dus ik weet wel wat iedereen doet. Dat geldt echter niet voor het personeel op kantoor, dat de salarisadministratie bijhoudt. Voor ons is het belangrijk dat we het juiste bedrag uitbetalen aan de juiste persoon, op basis van verrichte werkzaamheden, zo vertelt Villalobos. Ook is het goed om elke medewerker zijn of haar individuele prestaties te kunnen laten zien en op basis daarvan te bepalen welke bonus hij of zij krijgt. Zo is alles duidelijk en wordt iedereen gemotiveerd om harder te werken.
We streven ernaar het bedrijf te runnen met het minimum aantal benodigde personen, maar wel de huidige mensen in dienst te houden en hen meer te betalen. De registratiesoftware geeft ons meer controle en laat ons precies zien waaraan we ons geld uitgeven. Met dit systeem kunnen we onze efficiëntie verbeteren.
In ieders eigen belang
Gemiddeld werken er tegelijk 10 personen per hectare in elke kas. Finka is een hightech kas van 10 ha waar tomaten en komkommers worden geteeld. Solar Garden is een hightech kas van 10,5 ha waar diverse tomatensoorten worden geteeld. Incubados is een hightech foliekas van 8,5 ha waar tomaten en komkommers worden geteeld.
Beide kassen zijn uitgerust met de geavanceerde Ridder-computer voor klimaatbeheersing, plus de bijbehorende systemen voor volledige watergiftbeheer en ontsmetting van recirculatiewater. Incubados wordt binnenkort uitgebreid naar 18 ha en wordt bovendien gemoderniseerd met het volledige pakket aan klimaat-, watergift-, elektriciteits- en ontsmettingssystemen voor recirculatiewater.
De Ridder Productive-software werd bijna vier jaar geleden geïnstalleerd en is gekoppeld aan alle drie de kassen. De voordelen ervan konden echter pas sinds maart 2014 volledig worden benut, nadat een upgrade werd geïnstalleerd en Francisco Bonfil fulltime de leiding kreeg.
Het concept is eenvoudig. Om het echter ook in praktijk te laten werken, vereist het enige aandacht, vertelt Bonfil. Ik zorg dat alle medewerkers begrijpen dat het niet alleen gunstig is voor het bedrijf, maar ook voor henzelf: betalingen worden gekoppeld aan de informatie die zij invoeren in het systeem. Het is dus in hun eigen belang dat die informatie nauwkeurig is, zo legt hij uit.
Medewerkers melden zich aan bij vaste terminals in de kas wanneer zij beginnen aan een nieuw pad of een andere activiteit. Soms vergeten nieuwe medewerkers het systeem te gebruiken of weten ze hun codes niet meer. Dan moet ik die persoon opsporen en uitleggen dat hij de code moet gebruiken, omdat hij anders mogelijk niet het juiste bedrag uitbetaald krijgt, vertelt Bonfill.
Â
“We beschikken over zó veel informatie in onze database die op zó veel verschillende manieren kan worden geanalyseerd.”
Â
Personeel inplannen
Saul Villalobos vult aan: “Als je eenmaal gewend bent om ermee te werken, is Productive heel gebruiksvriendelijk. Net als bij andere systemen moet je nieuwe mensen echter wegwijs erin maken en soms eraan herinneren hoe het werkt.”
Desondanks hebben we een veel beter inzicht in wat onze medewerkers doen.
“Uiteindelijk wil je weten hoeveel tijd ze aan elke taak besteden, ongeacht of het gaat om snoeien of vegen. Die tijd kun je dan vergelijken met andere taken en met dezelfde taken in de andere kassen. Als er zich ergens een probleem voordoet, kunnen we dat bovendien direct zien en herstellen, in plaats van er aan het einde van de week achter te komen. Tegen die tijd is het probleem immers alleen maar groter geworden.”
Als supervisors op de hoogte zijn van de individuele prestaties van medewerkers, kunnen zij ook berekenen hoeveel mensen er nodig zijn voor elke activiteit.
“Hierdoor kunnen we het benodigde personeel inplannen en vaststellen wie er voor een bepaalde taak onder de norm presteert. Die persoon kunnen we dan motiveren om beter te presteren of overplaatsen naar een andere activiteit,” aldus Bonfil.
“Aan het einde van de week ontvang ik een verslag. Wanneer ik collega’s bezoek die niet met dit systeem werken, besef ik hoeveel beter af wij zijn. We beschikken over zó veel informatie in onze database die op zó veel verschillende manieren kan worden geanalyseerd,” vertelt hij.
Overzichten aanpassen
Dankzij de flexibiliteit van het systeem kunnen gebruikers de informatie aanpassen en hun eigen grafieken maken. “Ik heb wel 30 Ã 40 verschillende verslagen gemaakt, afhankelijk van de informatie die onze telers en supervisors doorgaans moeten weten. Zij hebben op elk gewenst moment toegang tot deze verslagen door zich vanaf verschillende plekken aan te melden en rechtstreeks naar het verslag te gaan, bijvoorbeeld direct vanuit de kas. Ook het administratieve personeel ontvangt elke week overzichten,” vertelt hij.
Bonfil geeft regelmatig feedback aan Ridder. “Ik geef suggesties en zij proberen oplossingen te bedenken die geschikt zijn voor de Mexicaanse omstandigheden. Dit werkt erg goed en helpt ons beter te voorzien in onze behoeften. We werken constant aan verbeteringen en nieuwe functies in het systeem die betrekking hebben op de salarissen en beoordelingen van medewerkers. Hierdoor kunnen zij op hun beurt weer optimale prestaties leveren.”
